17 missuppfattningar om arbetet med verksamhetens begrepp

Som informationsarkitekter behöver vi arbeta med verksamhetens begrepp, både benämningar och definitioner. Men vi har stött på många missuppfattningar om hur det ska gå till. Här är min favoritlista.

Missuppfattning 1: Namn och definitioner är inte så viktiga

Det är inte alla som förstår att det är viktigt för en verksamhet hur man arbetar med det gemensamma språket. Hur centralt det är att man har bra gemensamma begrepp med korrekta och tydliga namn, och bra definitioner på saker och ting. Inte bara på företeelser (entiteter) utan också på egenskaper (attribut), relationer, möjliga egenskapsvärden, dataelement med mera.

Ofta har man inte när man definierat en verksamhetsfunktion eller informationsmängd gjort ett aktivt valt namn utan bara accepterat vad det råkar heta i ett it-system. Eller så har någon bestämt att man ska ha ett namn som är på modet och låter tjusig, men som inte säger vad det är. Det är även mycket vanligt att man tagit en mycket allmän term och låst den i en specifik betydelse.

Jag har ibland sett att arkitekter har tyckt att detta varit okej, och inte tyckt det varit viktigt. Det enda man krävt är att de namn som satts ska användas konsekvent.

Allt inte se värdet i bra benämningar och definitioner underminerar vår gemensamma förståelse och förstör vårt verksamhetspråk i stället för att vårda och utveckla förståelse och språk. Jag kan nästan inte tänka mig något effektivare sätt att begränsa en verksamhet i det långa loppet. Ty utan ett effektivt gemensamt språk kommer vi hela tiden att prata förbi varandra och sent bli varse att vi inte har menat samma saker.    

För att läsa mer om vikten av namn och definitioner, se tidigare artikeln ”Om det viktigaste du gör som informationsarkitekt – Arbetet med verksamhetens begrepp och språk, 2022-05-12”

Missuppfattning 2: Namn och definitioner ingår inte i informationsmodellering

Det händer att de som informationsmodellerar inte förstår att en kärna i informationsmodellering är verksamhetens begrepp, och att vi därför hela tiden måste arbeta med namn och definitioner. 

Det är inte så konstigt att den uppfattningen florerar när arbetet med definitioner och benämningar sällan eller aldrig ens berörs på kurser eller i böcker om informationsmodellering.

Missuppfattning 3: Namn och definitioner är något vi bör överlåta åt verksamhetsexperter

Många gånger har de som tagit fram informationsmodeller låtit folk i verksamheten ta fram namn och definitioner. Man har tyckt att det är deras jobb. Det fungerar inte. De har sällan den kompetensen.

Verksamhetskunniga av olika slag behöver naturligtvis vara djupt involverade i arbetet, men det krävs en särskild kompetens, erfarenhet och överblick för att leda och facilitera arbetet med terminologin. Det är svårt att tänka sig att man kan jobba med informationsmodellering på ett bra sätt utan att i grunden jobba med begrepp och termer.

För att läsa mer om hur man inte ska göra, se tidigare artikeln ”Historier från dataträsket 1 – Hur jag lärde mig att verksamhetsexperter inte kan allt, 2022-03-31”

Missuppfattning 4: Det spelar inte någon roll vilka namn som väljs, bara de är unika

Ofta när man överlåtit till verksamhetsfolk att sätta namn har man inte lagt någon som helst värdering på vilka namn som valts. Vilket namn som helst duger, bara det sedan används konsekvent. Det är ett sätt att helt missförstå betydelsen av namn, att bara se dessa som unika identifierare utan att de behöver förmedla någon betydelse.

Vilka namn vi väljer på saker och ting styr i hög grad hur vi kan tänka om dessa ting. Därför är det viktigt att noga överväga vilka namn man väljer.

Missuppfattning 5: Vi har en ordlista (glossary). Det är platsen för namn och definitioner

Många verksamheter nöjer sig med en ordlista. Det är bättre än inget alls. Men det finns svagheter med detta jämfört med att använda en informationsmodell.

  1. En ordlista har oftast bara nominella definitioner
    Den ger endast ordförklaring. Det vill säga att den förutsätter att man redan fullt och fast förstår den företeelse termen betecknar. Jämför med ett lexikon som även förklarar företeelsen i sig. Vi behöver mer än ordförklaringar. Vi behöver mer som ett lexikon, som vi kan slå upp i för att förstå företeelserna. 
     
  2. En ordlista har ingen annan struktur än en alfabetisk ordning
    Företeelser behöver förstås och förklaras i samband med andra närliggande företeelser. Det är den grundläggande idén inom begreppsanalys. Därför är en tematisk ordning mycket effektivare än en alfabetisk ordning, när man verkligen vill dokumentera något. En informationsmodell kan (och bör) byggas upp och struktureras ämnesområde för ämnesområde. Allt om och runt ”Kund” beskrivs tillsammans, allt om ”Produkt” beskrivs tillsammans. Varje ämnesområde beskrivs utförligt både med grafik och text.

    Sedan är det förstås lämpligt att ha ett alfabetiskt index för att snabbt hitta förklaringen på en term. Indexet leder en till den plats där termen beskrivs, i sitt sammanhang.
  3. Arbetet med att informationsmodellera kan inte isoleras från arbetet med att arbeta med termer och definitioner – om bägge ska göras bra
    De bägge uppgifterna behöver ske helt integrerat, och är därmed i praktiken ett och samma arbete.

    Därför bör informationsmodellen vara mycket mer än en modell över informationen. Den beskriver de facto allt som verksamheten hanterar, inklusive språket för detta, verksamhetsreglerna och informationen som behövs för att representera detta.

    Allt detta gör att en bra informationsmodell, uppbyggd tematiskt ämnesområde för ämnesområde, är den bästa beskrivningen av det som verksamheten hanterar och hela terminologin för detta. Och jag vill gå ännu längre. En sådan informationsmodell är, rätt utformad, den bästa arbetsplattformen för att kontinuerligt och hållbart vårda och utveckla den gemensamma förståelsen och terminologin.

    Men detta förutsätter att informationsmodellen är mer än ett diagram. Vi behöver även strukturerad text som en integrerad del av modellen; för definitioner, beskrivningar, regler, noteringar med mera.

Missuppfattning 6: Namn och definitioner är redan bestämda, så vi kan inte röra dem

Så är det ofta och det är så klart ett hinder. Men om man alltför starkt värnar om staus quo riskerar man att låsa fast sin organisation i en dålig och missledande terminologi som skadar verksamheten permanent. Det är viktigt att förstå att det inte bara är verksamheten i sig som behöver utvecklas kontinuerligt utan även språket om verksamheten.

Sättet att komma runt denna låsning är att inte kräva konsistens som första princip, det vill säga att allt måste heta lika överallt utan undantag. Ty detta är säkraste sättet att låsa en verksamhet i en limbo. Vi behöver alltid hantera synonymer. Vi kan således förorda ett nytt bättre namn som norm i stället för ett som inte fungerar, men samtidigt hantera att det gamla ingrodda namnet vilket får leva kvar som en synonym.

Missuppfattning 7: Namn och definitioner ska vi sätta en gång för alla. Sedan får de inte röras, utom i mycket speciella fall

Liknande problem som föregående. Vi måste i vårt arbete hantera att saker utvecklas, att saker ändras i sig själva eller att vi når en bättre förståelse så småningom. Allt ska kunna ändras, och det måste vi ha arbetssätt och mekanismer för att hantera på ett kontrollerat sätt.

Det är klart att det kan vara frustrerande att behöva ändra saker som redan är bestämda. Men motsatsen är värre, att vara låst vid tidigare beslut och vara tvungen att bara fortsätta gräva ner sig mer och mer i ett dåligt spår. Utveckling är och måste vara agil och iterativ.

Vi hanterar ändringar genom att versionshantera modeller. På så sätt kan man ändra en modell utan att allt som är baserat på denna behöver ändras. I längden vill man ju förmodligen anpassa implementationer till den senaste versionen av modellen, men man har sålunda en frihet att bestämma när och om man ska anpassa. I en föränderlig värld kan inte allt vara helt synkat i varje läge. Vi behöver kunna hantera detta på ett bra sätt.

Missuppfattning 8: Namn och definitioner ska fastställas av en nämnd

Det är ett vanligt förfarande att ha en nämnd som ska godkänna och besluta om namnförslag, men i min mening är detta dysfunktionellt. Att någon gör jobbet men andra bestämmer är en förlegad tayloristisk syn på arbetets organisation som vi bör lämna. (Taylorismen bygger på att vissa personer har förståelse och andra personer ska bara utföra sina uppgifter mekaniskt utan att ifrågasätta.) Det är de som hela tiden jobbar med benämningar och betydelser som har bäst förutsättningar att väga in olika synpunkter och att besluta om ändringar. Det vill säga vi som modellerar, vi som har eller bör ha kunskaper om hur man jobbar med begrepp och språk, vi som dagligen funderar och diskuterar med olika parter. Vi behöver löpande tillsammans med de som är närmast involverade i varje område besluta. Och även kunna ändra oss när vi kommer till bättre insikt. Det är inte sannolikt att en nämnd har bättre förutsättningar för detta än vad vi har.

Sedan är det förstås så att vi måste ha byggt upp ett förtroende för att ha detta viktiga ansvar. Ett förtroende som kan brytas om vi inte sköter det bra.

Missuppfattning 9: Sammanblandning av definition och beskrivning

Jag ser ofta att de som försöker skriva definitioner i stället skriver beskrivningar av olika slag, och inte riktiga definitioner. En definition är en ordföljd man kan sätta i stället för namnet. Beskrivningar behövs ofta också, men det är något som kompletterar en definition, inte ersätter.

Missuppfattning 10: Vi behöver bara bry oss om ”tekniska” namn

På it-sidan finns det ofta en föreställning om att man på insidan av en applikation eller en databas har namn som bara har en teknisk funktion. It-utvecklare tycker att vad samma företeelser heter i användargränssnitt och rapporter, där verksamhetsfolk möter dem, är en annan sak. Man vill inte skapa ett beroende och man tycker att man alltid kan översätta fram och tillbaka. Detta är en grundläggande missuppfattning som skapar en effektiv kommunikationsbarriär mellan verksamhet och it.

Verksamhet och it bör sträva efter att ha samma namngivning så långt det går och så långt vi gemensamt kan styra. Modeller och språk är ju till för att vi ska ha en gemensam förståelse och en effektiv kommunikation, tvärs över gränserna. Om vi vid en integration översätter bara en term kan det tyckas som en liten sak, det ökar friktionen i kommunikationen men obetydligt. Men när vi gör det med tusentals termer ökar friktionen i kommunikationen plötsligt dramatiskt. Och allt saktas ner.

I vissa sammanhang behöver vi korta namnen, för att tekniska miljöer inte klarar å, ä, ö eller skiljetecken. Vi bör då ha tydliga regler för hur man transkriberar.

Missuppfattning 11: Vi har ett affärssystem som har en fastställd terminologi. Då är det redan klart

Att inte själv äga och kontrollera sin terminologi är att släppa kontrollen över en central aspekt av sin verksamhet. Tro inte på leverantörer av standardsystem som säljer in dessa som att ni köper in er i en etablerad branschstandard som är ”best practice”. Något hyfsat heltäckande sådan finns inte, utanför väldigt smala områden. Har vi standardsystem måste vi ändå ha egna modeller och en egen terminologi.

Missuppfattning 12: Vi har en industrimodell som ger oss en terminologi som också är en standard för en hel bransch

Detta är en vanlig missuppfattning. Det finns industrimodeller som säljs in med anspråk på att kunna användas internt, med en lättare anpassning. Men antingen är de begränsade till enbart kommunikationen mellan parter inom ett smalt ämnesområde, ibland inom en specifik bransch, ibland tvärs över flera branscher. Eller så är de bredare, men då mer av bygglådor som man kan använda som inspiration för att bygga sin egen terminologi. Vilket man inte kan göra om man inte först skaffar sig dökoll på sin egen verksamhet i alla dess detaljer och egenheter, det vill säga att man modellerar.

Egenheterna i verksamheten kan vara motiverade eller onödiga. I vilket fall måste vi förstå och hantera dem. De onödiga kan vi kanske avveckla så småningom, men inte förrän vi fullt ut förstår dem, och då verkligen förstår att de är onödiga och hur vi ska kunna avveckla dem. Inget av detta kan en industrimodell hjälpa oss med.

Du kan aldrig köpa en färdig modell, ty den är värdelös om den inte representerar er gemensamma förståelse. Och en gemensam förståelse får vi genom att själva modellera. Det är alltså vägen som är mödan värd. Modellen är bara värd något så länge den representerar vår gemensamma förståelse. Gemensam förståelse kan inte köpas.

Flera svenska banker och försäkringsbolag har köpt in industrimodeller och försökt implementera dem. Några har gett upp efter ett tag. Andra har framhärdat och har på så sätt skadat sitt språk och sina möjligheter att verkligen bygga en gemensam förståelse.

En del hävdar att man kan använda en industrimodell som en inspiration till sin egen modell. Det är sant, men i så fall handlar det inte om att implementera industrimodellen. Vi kan och bör alltid inspireras av modellmönster från olika källor. Jag tycker inte att de industrimodeller jag sett har varit särskilt bra källor för detta, men om någon är av annan åsikt så låt gå för det. Men det handlar då inte alls om att implementera industrimodellen i den egna verksamheten. Ty att inspireras av något i en standard är inte samma som att implementera standarden.

För att läsa mer om mina tankar kring industrimodeller se tidigare artikeln ”Varför en industrimodell är en dålig idé!, 2021-03-25

Missuppfattning 13: Det är viktigt att samma namn används överallt. Det får inte förekomma avvikande benämningar

Vi behöver alltid hantera synonymer, vanligen många sådana. Varje system, varje integration, varje fil brukar ha sina egna benämningar. Ibland är de ganska korrekta, ibland är de djupt missvisande. Ofta har någon programmerare varit tvingad att på kort tid och utan hjälp hitta på ett namn och det har kanske inte blivit så bra.

I vilket fall måste vi dokumentera dessa synonymer. Vad de heter i ett visst sammanhang. De dåliga benämningarna kan vi kanske med tiden arbeta bort. Men vi kan inte veta när det kan ske. I vilket fall måste vi dokumentera och hålla koll på dessa.

Det finns i branschen ofta en dröm om enhetlighet. Men säg att vi i en rosa framtid verkligen lyckats etablera konsekventa benämningar överallt, att vi har fått en helt konsekvent verksamhet tvärs igenom. Då köper vårt företag upp ett annat och slår ihop dessa. Återigen har vi inkonsistens. Dessutom behöver vi ju alltid interagera med parter utom vår kontroll, såsom partners, leverantörer, outsorcade funktioner, myndigheter, branschnätverk med mera. Så drömmen om en total enighet är fåfäng. Vi kommer alltid att behöva hantera synonymer, homonymer, och inte bara det utan även olika strukturer som behöver samverka. Speciellt i en föränderlig värld där utveckling sker kontinuerligt.

För att läsa mer om mina tankar kring namnsättning, se tidigare artikeln ”Den omöjliga drömmen om den allomspännande informationsmodellen, 2021-11-25”

Missuppfattning 14: Namn ska vara korta

Förr var det viktigt att namn var korta, av tekniska skäl. Vanliga databaser klarade inte så många tecken. Idag har det ingen praktisk betydelse. Det viktiga är att namnet är användbart i så många sammanhang som möjligt, vilket innebär korrekt och så begripligt som möjligt. Med detta sagt är det ju naturligtvis så att om vi har två annars likvärdiga alternativ att välja mellan så är det kortare att föredra. Men endast då.

Fast vi kan behöva förkortningar också, för användning i vissa sammanhang, till exempel för att rymmas som rubriker i smala i rapportkolumner.

Om vi i det längsta undviker förkortningar i övrigt, slipper vi ta fram och underhålla standarder för hur vi förkortar på ett gemensamt sätt.

Missuppfattning 15: Namn ska vara ett ord

Namn behöver ofta vara två eller flera ord i följd för att bli korrekta och tydliga. Det ska inte vara något problem. Ibland ser man att man skriver ihop namn enligt standarden ”camel casing” som är vanlig i programmeringsspråk. Exempel: ”AnsokanDatum”, ”ProductStatus”. Det är varken korrekt svenska eller engelska, utan är något som smittat av sig från programmeringsspråk.

Missuppfattning 16: Vi ska ha engelska namn internt i alla system även om organisationen är svensk och verksamhetsspråket är svenska

Programmerare använder ofta engelska internt i programkoden, filer, databaser och api:er, både för att namnge tekniska strukturer och för att kommentera koden. Ibland ser man hur detta sprider sig till hur man namnger verksamhetstermerna i programkod, och även i tjänster och liknande.

Detta får till resultat i helsvenska verksamheter att vi får en gemensam överenskommen och genomtänkt terminologi på verksamhetens språk, det vill säga svenska. Och att vi så snart vi tittar i programkod, tjänstebeskrivningar och filer hittar en helt annan terminologi. Ibland med en blandning av amerikansk och brittisk engelska, ofta med amatörmässigt översatta termer. Till exempel försäkringsverksamhet skiljer sig ofta i terminologi mellan europeisk och amerikansk.

Eftersom programtekniska termer namnges på engelska, tror man att man är konsekvent då man även namnger verksamhetstermer i programkoden på engelska. Men i själva verket har man offrat en viktig konsekvens, den mellan det gemensamma verksamhetsspråket utanför programvaran och det inuti densamma. Man tror sig ha fått en konsekvens, men endast där den inte har något värde, endast i just den specifika programkoden, och där mellan de mer programtekniska termerna och verksamhetstermerna.

Missuppfattning 17: Arbetet med begrepp är något för professionella terminologer, inget vi informationsmodellerare ska syssla med

Det är sant att det är en styrka att ha tillgång till en terminolog och att samarbeta med en sådan runt benämningar och definitioner. Men det betyder inte att jag som informationsmodellerare kan släppa det hela. Vi behöver jobba ihop, nära och interaktivt. Oftast har jag inte tillgång till en terminolog. Då måste jag själv fungera som en sådan. I vilket fall som helst måste jag vara lite av terminolog själv.

Håller du med?

Din favoritlista med missuppfattningar ser kanske annorlunda ut. Du kanske vill lägga till någon eller har en annan uppfattning. Låt höra! Om vi byter erfarenheter och åsikter så blir vi tvungna att reflektera. Då utvecklas vi.

/Peter Tallungs, IRM

Nästa artikel i serien publicerar vi torsdag 2 juni. Vill du prenumerera på denna artikelserie? Registrera din mailadress här.

Har du tankar om innehållet i artikeln som du vill dela? Välkommen att kommentera på vår linkedin där lägger vi ut en post vid varje publiceringstilfälle. Eller skicka ett mail till Peter Tallungs: peter.tallungs(at)irm.se

Vad är en bra definition?

Skriva definitioner är en viktig del av vårt arbete när vi informationsmodellerar. Men det finns olika slags definitioner, och alla är inte lika bra. Vad vi ska söka efter när vi letar efter en bra definition? Och vad är en bra definition egentligen?

Nominell definition och riktig definition

När man försöker hitta en definition så bör man undvika det som kallas för nominell definition. En nominell definition är ingen riktig definition utan ersätter bara ett ord med ett annat ord eller ger en beskrivning av hur något ter sig utan att egentligen förklara innebörden för oss.

  • Exempel på en nominell definition: ”Åska är när det dundrar från molnen.”
  • Exempel på en riktig definition: ”Åska är elektriska urladdningar i jordens atmosfär som yttrar sig i ett uppflammande av ljus och ett skarpt eller mullrande ljud.”

Nominella definitioner är av begränsat värde och ska om möjligt undvikas.  

Typer av definitioner

Vi kan dela in definitioner i ett stort antal typer, alla med fördelar och nackdelar. En del typer är riktiga definitioner medan andra endast är nominella.

Men vi kan inte alltid vara kräsna. Beroende på vilket begrepp vi definierar kan vi inte alltid hitta en riktig definition utan vi får ta det vi kan komma på, och som fungerar bäst.

Det är då bra att känna till vilka typer som kan finnas och reflektera över deras respektive styrkor och brister, och därmed grader av användbarhet.

Typ av definitionKommentar
Essentiell definition Man finner först det generiska begreppet, sedan identifierar man hur det specifika begreppet skiljer sig från det generiska. Exempel: ”En triangel är en plan figur innesluten av tre räta linjer.” Detta är den klassiska perfekta definitionen, ända sedan Aristoteles.Betraktad som den ideala formen, både i den klassiska logiken och av oss idag. Fördelen är att definitionen bygger på hur vi förstår begrepp, det vill säga att vi förstår ett begrepp i relation till andra begrepp. Nackdelen är att det fungerar endast för företeelser som kan ordnas i någon form av hierarkier.
Distinkt definition Man bestämmer föremålets unika egenskaper. Exempel: Piracy consists of any of the following acts: a) any illegal acts of violence or detention, or any act of depredation, committed for private ends by the crew or a private aircraft, and directed…. b) any act of inciting or of intentionally facilitating an act described in sub-paragraph a).Viktigt att täcka in så mycket som möjligt av de egenskaper som är viktiga både nu och vad som kan tänkas för framtiden.
Kausal definition – ändamål Exempel:”rapport till Finansinspektionen med sammanställning av försäkringspremier för året.”Kan vara användbart som en del av en beskrivning. Bra att veta syftet med något.
Kausal definition – orsak Exempel:”tabell byggd i samband med DOB-projektet”Kan vara användbart som en del av en beskrivning. Bra att veta historien bakom något. Kan fungera som startpunkt i dokumentationsarbetet.
Genetisk definition Exempel: ”balans beräknad vid midnatt, varje bankdag”Är åtminstone användbar information. Bra att veta när, hur och var något skapas. Kan vara en startpunkt i dokumentationsarbetet.
Slumpmässig definition Bygger på egenskap som inte är företeelsens essentiella natur. Exempel:”Medarbetare på företaget är kvinna som..”Inte en riktig definition men kan ändå vara användbart.  
Ostensiv definition Man visar på exempel. Exempel:”Storkund är kund som Ericsson, H&M eller Statoil”Ofta användbart. Även illustration eller bild fungerar.
Stipulativ definition Man ger en term en helt ny betydelse. Exempel:”med köp menar vi alla typer av betaltransaktioner”En typ av nominell definition. Viktigt att vara tydlig med termens vanliga betydelse.
Legislativ definition
Specialfall av stipulativ definition. Vi skapar ett nytt begrepp. Exempel:”Customer Lifetime Value is the expected revenue for a Customer during its lifetime”
Inte en typ av nominell definition. Detta är vanligt i all slags modellering.

Termer som är omöjliga eller nästan omöjliga att definiera

Många av de vanligaste begreppen vi rör oss med är notoriskt svåra att ge en definition. Exempel: ”kvantitet”, ”kvalitet”, ”relation”, ”plats”, ”tid”, ”tillstånd”, ”aktivitet”. De karakteriseras av att de är grundläggande och mycket vanliga och har många synonymer. Men dessa behöver vi vanligen inte heller definiera. Vi kan förutsätta att den exakta betydelsen framgår av sammanhanget.

Vad vi önskar av en definition

Vad ska vi försöka uppnå med en definition? Det är inte så lätt alla gånger, men detta är i varje fall vad vi eftersöker. Ofta får vi göra avkall på dessa krav.

  • Ska vara en riktig definition, inte en nominell
    Ordböcker har ofta nominella definitioner, men en informationsmodell är mer än en ordbok, det är mer som en lärobok eller ett lexikon.
  • Ska vara komplett
    En bra test är att se om definitionen kan sättas i stället för termen som definieras.
  • Ska inte vara för smal, det vill säga den ska täcka allt som termen kan stå för
    Detta är mer ett mål än ett absolut krav. Minsta krav är egentligen bara att när en definition publiceras ska den vara tillräckligt bra för att användas, och inte skapa problem.
  • Ska inte vara för bred, det vill säga den ska inte täcka mer än det termen kan stå för
    Mycket generella definitioner är lätta att skriva, men inte särskilt hjälpsamma, och kan förvirra.
  • Ska vara korrekt
  • Ska kunna klargöra en tvetydig term
    Därför kan det vara bra att ha med vilken betydelse termen inte har, det vill säga en eller flera homonymer.
  • Ska inte vara dunkel och otydlig i onödan
    Ska kunna förstås lätt av person med rimlig kunskap i sammanhanget. Man kan i vissa sammanhang ha två definitioner, både en enkel att förstå och en mer precis. (Det väcker frågan vem vi skriver för: Mottagarna kommer mest troligt att vara kunskapsarbetarna i organisationen. Där måste vi anta en viss bakgrundskunskap.)
  • Ska inte vara tautologisk, eller med synonym
    Exempel: ”En människa är en medlem av arten Homo sapiens”. Detta är ett vanligt fel. Den definitionen ger ingen information alls.
  • Ska inte vara cirkulär
    Exempel: Dygn är en period på 24 timmar”.”Timme är ett 24-dels dygn”.
  • Ska inte vara negativt formulerad (om den kan vara positiv)
    En negativ formulering är ofta svårare att förstå.
  • Ska markera tvetydighet och oklarhet explicit
    Verksamhetstermer kan ofta vara tvetydiga, eller oklara, för oss. Det är då viktigt att vi skriver ner att vi är osäkra på vad vi i dagsläget inte vet.
  • Ska inte räkna upp förekomster
    Ofta har man räknat upp förekomster utan att de har något mer gemensamt än verksamhetens avsikt med dem. Det är då endast möjligt att fånga den avsikten.

Vad som är viktigt egentligen

Vi ska så klart sträva efter att skriva så bra definitioner som möjligt, och hela tiden träna på att bli bättre på detta. Men det viktiga när allt kommer till kritan är egentligen bara att definitionen är användbar, att det hjälper den som läser den att förstå vad termen står för.

/Peter Tallungs, IRM

Nästa artikel i serien publicerar vi torsdag 26 maj. Vill du prenumerera på denna artikelserie? Registrera din mailadress här.

Har du tankar om innehållet i artikeln som du vill dela? Välkommen att kommentera på vår linkedin där lägger vi ut en post vid varje publiceringstilfälle. Eller skicka ett mail till Peter Tallungs: peter.tallungs(at)irm.se

NY UTBILDNING – Certifierad informationsarkitekt

IRMs mest seniora konsulter inom informationsarkitektur och data management har skapat Sveriges första och enda certifierande utbildning för informationsarkitekter – CERTIFIERAD INFORMATIONSARKITEKT. Utbildningen är tolv dagar fördelade på sex tillfällen med start i november 2022. IRM levererar utbildningen i samarbete med DF Kompetens. 

Varför en Certifierande utbildning för informationsarkitekter?

Informationsarkitektur är ett kompetensområde som ligger i tiden, och i framtiden, eftersom förståelig, högkvalitativ och tillgänglig information är nyckeln till att skapa en effektiv verksamhet, och att kunna agera snabbt på nya affärsmöjligheter. Rollen informationsarkitekt finns i många verksamheter idag och efterfrågas allt mer. Men det har saknats en kvalitetssäkrad utbildning med tillräcklig bredd och djup i ämnet. Nu har IRM:s informationsarkitekter gjort något åt det. 

”Vi såg ett glapp i utbudet av utbildningar för informationsarkitekter samtidigt som våra kunder allt oftare frågar efter kvalificerad kompetens inom området.” – Mathias Lindkvist, informationsarkitekt och huvudlärare för Certifierad informationsarkitekt.

Informationshantering är ett område inom verksamhetsarkitekturen som ägnats ganska lite utrymme i befintliga certifieringar. Samtidigt är det ett område som många företag har svårast att ta tag i. Det hamnar lätt i knät på it och man hittar inte vägar för att jobba effektivt med informationen som den kritiska resurs det är. Förmågan att göra det bra förtjänar att få större fokus och en egen kvalitetssäkrad utbildning.

För vem?

IRM har tagit fram utbildningen Certifierad informationsarkitekt för den som vill fördjupa sig i ämnet informationsarkitektur och samtidigt få en kvalitetsstämpel på sin kompetens. Föreläsarna på utbildningen är några av de bästa och mest erfarna informationsarkitekterna i Sverige. De är alla till vardags aktiva som konsulter och rådgivare i sitt ämne inom ett flertal branscher.

Nyfiken? 

Boka en plats på vårt kostnadsfria webbinarium hos DF Kompetens onsdag 25 maj. Där presenterar ansvariga lärare innehållet i utbildningen samt vad rollen informationsarkitekt innebär.

Läs utbildningsbeskrivningen av Certifierad Informationsarkitekt

Det viktigaste du gör som informationsarkitekt: Arbetet med verksamhetens begrepp och språk

Informationsmodellering handlar inte bara om data och information, utan också om att analysera, beskriva och normera verksamhetens begrepp och språk. Den viktigaste uppgiften vi har som informationsarkitekter, enligt mig. Ändå är det sällan eller aldrig den uppgiften beskrivs i litteraturen om informationsmodellering eller Data management.

Vikten av begrepp och språk.

Malcolm B. Chisholm är den ende inom Data/Information Management som jag vet har intresserat sig för hur vi arbetar med definitioner. År 2010 kom han ut med boken Definitions in Information Management. I förordet citerade han ett par kollegor:

”What do you mean by ____?

After close to 30 years in the consulting business, I think that is the most important single question one can ask during an engagement.

What I´m talking about, of course, is the art and science of clarifying communication through good definitions. And it isn´t just the end result that matters – the process of building definitions is as important as the destination. Along the way, you find out what you really think a term means, what they think it means, what the term might mean sometime in the future, and any number of other details that will surface and explain miscommunication. “

Alec Sharp, Claritec Inc

“Ambiguity is a kind of friction which limits the quality of our discourse, the utility of our data, and the reach of our understanding.

All progress in information management depends on our ability to identify its source and reduce it to its absolute minimum.

In this regard, no other effort pays more dividends that that of establishing good definitions.”

Suzanne Yoakum-Stover, Ph.D. Executive Director, Institute for Modern Intelligence

Jag kan instämma, med hela min erfarenhet. Det är mer regel än undantag i våra organisationer att dataelement är otydligt eller felaktigt namngivna, definierade och beskrivna. Ofta är de inkonsistent populerade, och misstolkas då de används. Detta beror till stor del på att man inte tagit fram och använt tydliga namn och definitioner.

Hur du väljer namn och definitioner har ofta mycket större betydelse för verksamheten än hur du strukturerar information. Namn och definitioner lever ofta kvar i decennier, vanligen längre än de system vi bygger.

Termer och begrepp är mycket viktigare än vi ofta föreställer oss. Vi bygger ett språk, och språket utgör inte bara kommunikationens grundvalar utan även tänkandets. Begreppen vi använder formar och begränsar hur vi kan tänka.

Varför är detta en uppgift för oss informationsarkitekter?

Är detta verkligen en uppgift för oss informationsarkitekter? Ska vi inte bara använda de benämningar och definitioner som verksamhetens sakkunniga ger oss?

Nej, så enkelt är det inte. När jag analyserar och beskriver de data och den information som förekommer, så handlar det inte bara om informationen i sig utan det som informationen står för. Det vill säga de företeelser som informationen handlar om, inklusive dessas egenskaper, relationer, regler med mera. Då hittar jag också namn som oftast är dåligt valda och missledande. Ofta har en och samma sak fått många olika namn när det transporteras genom verksamhetens många olika system, filer, rapporter, användargränssnitt och api:er. Många namn är sammanblandande och förvirrande. Ännu värre kan det vara med definitioner, om de ens finns. Ofta är de fel och missledande.

Då måste jag bestämma ett normerande namn och hitta en korrekt definition, samt hantera alla namn som förekommer som synonymer. Det är klart att jag gör det tillsammans med sakkunniga, men det är normalt jag som får använda mitt omdöme och min erfarenhet av namngivning och begreppsanalys för att komma fram till ett namn och definition som blir bra och verkligen fungerar.

Det är svårt att tänka sig att det skulle gå att arbeta med namn och definitioner utan att samtidigt jobba med företagets data. Därmed menar jag att arbetet med verksamhetens alla namn och definitioner i praktiken är sammanvävt med informationsarkitektens arbete med data och information.

Om vi skulle ha lyxen att i organisationen ha någon som är särskilt kunnig med och ansvarig för verksamhetens nomenklatur blir det ändå så att jag som informationsarkitekt måste jobba tillsammans med denne. Det data jag hittar ger input till vad vi behöver benämna. Det går därmed inte att säga att man först måste ha ordning på alla namn och begrepp, och först därefter kan informationsmodellera. Det är ett iterativt arbete med tät samverkan mellan arbetet med informationen och arbetet med språket.

Därmed utvecklar och underhåller vi verksamhetens terminologi.

Men konstigt nog behandlas inte detta viktiga område alls när man studerar vad som skrivits inom områdena informationsmodellering, informationsarkitektur och Data Management. Jag har kanske trettio böcker om informationsmodellering hemma, men jag har inte sett detta behandlas någonstans, vad jag kan minnas. Den internationella organisationen DAMAs referensverk om Data Management: DAMA-DMBOK går på 600 sidor igenom Data Managements alla delämnen. Men inget om namngivning, begrepp och definitioner.

Chisholms bok, som jag nämnt ovan, är det enda undantaget.  

Vad behöver definieras?   

Att jobba med namn och definitioner är förmodligen det viktigaste vi gör som informationsmodellerare.

Alla element i en informationsmodell behöver ha användbara namn, definitioner och beskrivningar. Det är en viktig del av det löpande arbetet för oss informationsarkitekter.

Med element i en informationsmodell menar vi inte bara entiteter utan även attribut, relationer, förekommande värden för attribut med uppräknade värdemängder samt hela ämnesområden.

Även dataelement i våra databaser, filer, tjänster, applikationer, formulär och rapporter behöver ha användbara namn, definitioner och beskrivningar.

Vad behöver vi ha definitioner till?

Vi behöver definitionerna för att förstå de verksamhetsbegrepp som representeras i data. Vi behöver definitioner för att härledda termer ska bli korrekta, och för att mappa och spåra data genom olika käll- och målsystem. Vi behöver definitioner för att jämföra datainnehåll med definitionen.

Vi behöver definitioner för att veta att vi verkligen pratar om samma saker i alla sammanhang. Särskilt viktigt är det i analyser och rapporter.

Det finns vissa situationer då man tydligare än annars lider av brister i definitioner: Till exempel källdataanalys i BI-projekt, dataanalys när system ska ersättas samt integrationsprojekt.   

Jag tror att många som läser detta känner igen sig. Men låt oss då göra något åt detta!

Hur behöver vi jobba med definitioner?

När jag handleder elever i informationsmodellering får jag ofta hjälpa dem att skriva definitioner. De flesta tror att de skriver definitioner men skriver i själva verket beskrivningar av olika slag. Vilket ofta också behövs, fast först och främst behöver vi bra definitioner. Men med några enkla råd blir de snabbt bättre.

Namn och definition är olika saker men följs åt i arbetsgången. När du har tagit fram eller ändrat en definition för något behöver du ofta ändra namnet för att det ska avspegla innebörden. Arbetet med namn och definitioner är inget som går att separera från det övriga modelleringsarbetet, utan är själva kärnan i det vi gör när vi modellerar. Så snart vi ritar en entitet och ger den attribut och relationer så behöver vi ta fram både namn och definition.

Till en början är både namn och definition på försök, de är tentativa. Med tiden arbetar vi om dem, i takt med att vår gemensamma förståelse utvecklas.

Ibland kör vi fast. Vi kan inte komma på hur vi ska definiera något, eller kanske hur vi ska benämna det. Men då hjälper det alltid att vi sover på saken. På något sätt arbetar då hjärnan omedvetet, och nästan utan undantag kommer nya friska idéer. Det är det vi kallar aha-upplevelser.

/Peter Tallungs, IRM

Nästa artikel i serien publicerar vi torsdag 19 maj. Vill du prenumerera på denna artikelserie? Registrera din mailadress här.

Har du tankar om innehållet i artikeln som du vill dela? Välkommen att kommentera på vår linkedin där lägger vi ut en post vid varje publiceringstilfälle. Eller skicka ett mail till Peter Tallungs: peter.tallungs(at)irm.se

Om begreppsmodellering

Begreppsmodellering är något man kan ta till för att få ordning på termer och begrepp inom ett område. En begreppsmodell är i sin grund något annat än en informationsmodell. Det finns dock samband, och i praktiken delvis överlappande syfte med dessa två typer av modeller. I denna artikel visar jag vad en begreppsmodell kan vara.

En begreppsmodell är inte en informationsmodell

En begreppsmodell kan till det yttre tyckas vara detsamma som en informationsmodell. Båda har boxar som står för olika begrepp och streck som står för relationer mellan begreppen. Men likheten är bedräglig. En renodlad begreppsmodell har ett annat syfte än en informationsmodell, och både boxarna och relationerna representerar något annat.

Följande tabell visar skillnaderna.

Syfte – analysera och beskriva:En box representerar:En relationslinje representerar:
Informations-modellden information som hanteras eller behöver hanteras och hur den kan struktureras. (Det innebär att informationsmodellen också beskriver det som informationen representerar, det vill säga de företeelser som verksamheten behöver hantera, inklusive dessas egenskaper och relationer.)(informationen om) en företeelse som har förekomster, det vill säga en klass av något. Exempel: Kund, Avtalett informationsmässigt samband. Exempel: Information om en kund refererar kundtyp, kundstatus, land etcetera
Begrepps-modellde begrepp som finns och ska förstås inom ett område.ett begrepp. (Vilket kan stå för en klass av något, men egentligen vilket begrepp som helst, till exempel: en viss förekomst av något, en egenskap, en relation eller ett visst värde, eller något helt annat som inte alls har någon representation i en informationsmodell) Exempel: Taxering, kvalitet, vinstsyfte, abstrakt, alienation, empiri, heliocentrisk världsbilden referens till ett annat begrepp som detta begrepp relaterar till i sin definition. Exempel: ”En kund är en organisation som vi erbjuder våra produkter”. (Här finns en begreppsmässig referens från begreppet ”kund” till begreppen ”organisation” och ”produkt”.)

Exempel på hur man kan begreppsmodellera

För att riktigt beskriva vad begreppsmodellering är, är det lämpligt att visa hur det kan gå till. Följande exempel använder Stanli-notation, vilket är en notation som är renodlad för begreppsmodellering. Den togs en gång fram av det svenska standardiseringsorganet Stanli och var från början avsett för analys och beskrivning av begrepp för geografisk information, men kan användas för alla slags begrepp.

Här exemplifierar jag modelleringsprocessen i tre steg. Exemplet handlar om de ordinationer en läkare kan ge en patient, och säg att vi behöver reda ut vilka olika begrepp som kan förekomma i det sammanhanget och vad de egentligen betyder Detta är en förenklad bild av modelleringsprocessen. I verkligheten är gången mycket mera iterativ.

Steg 1:    Ordna begrepp i begreppshierarkier som visa hur ett begrepp är en specialisering av ett annat begrepp

Man ordnar begrepp i begreppshierarkier.
Ett begrepp är ofta en specialisering av ett annat begrepp. Därför är begreppshierarkier ymnigt förekommande i begreppsmodeller.

Steg 2:    Beskriv övriga begreppsmässiga samband mellan begrepp

Begreppsmässiga samband är de referenser till andra begrepp som behövs för att definiera ett begrepp. Ofta är det de relationer som skiljer två begrepp som båda är specialiseringar av samma generella begrepp från varandra. I exemplet är det som skiljer en ordination från en generell ordination att den avser en specifik patient.

Steg 3:    Ta fram definitioner

Pilarna från ett begrepp är referenser till andra begrepp som behövs i definitionen.

Exempel på en färdig begreppsmodell


Här är ett exempel på en färdig begreppsmodell som visar några av de centrala begreppen i en biblioteksverksamhet. I Stanli-notation skriver man in definitionerna i begreppsboxarna. De blå boxarna representerar begrepp som man utgår från och använder i sina definitioner, och som man bedömer att man inte behöver definiera.  

När ska man begreppsmodellera?

Det är ett verktyg att ta till då man inte kan reda ut begrepp på ett annat sätt. Men det händer sällan att jag tar fram en renodlad begreppsmodell. Och det är jag inte ensam om. I praktiken gör man som informationsmodellerare sällan en särskild begreppsmodell. Orsaken är att det blir för tungrott att ha både en begreppsmodell och en informationsmodell som ska utvecklas i synk, samt att det nästan alltid är tillräckligt att analysera, definiera, dokumentera och hantera begreppen i en informationsmodell. Det är en mycket viktig uppgift som kan hanteras bra av informationsmodellen. Dock slarvas det ofta bort.

Hur kan vi låta informationsmodellen fungera som en begreppsmodell?

Först måste vi förstå att inte alla begrepp som kan finnas i en verksamhet har plats i en informationsmodell. En informationsmodell kan beskriva mycket, men det är ändå begränsat till de företeelser som verksamheten behöver hantera förekomster av, samt dessas egenskaper och relationer, inklusive förekomster i uppräknade värdemängder. Om de begrepp vi är intresserade av är de begrepp som kan finnas i den sfären, vilket torde vara nästan alla centrala begrepp i en verksamhet och ofta blir fler än tusen i en vanlig organisation, så kan vi hantera dem i en informationsmodell.

Skillnaden blir att begreppen inte bara representeras av boxar i diagrammet utan även entiteter (till exempel Kund), attribut (till exempel Kundtyp) och förekomster av uppräknade värdemängder (till exempel Kundtyp P).

För alla dessa begrepp behöver vi hantera följande:

  • namn, både normativa namn och förekommande synonymer
  • definitioner, till exempel:
    • Kund är en person eller organisation vi erbjuder våra tjänster
    • Kundtyp är en typ en kund kan vara av med avseende på…
    • Kundtyp P – Privatkund är en kund som är en privatperson.

Jag tycker att det är viktigt att som informationsmodellerare känna till och behärska begreppsanalys, begreppsmodellering och hur man kan jobba med verksamhetens begrepp och språk. Och inte minst hur man inkorporerar det i arbetet med informationsmodeller.

Det är svårt att tänka sig att man kan informationsmodellera utan att definiera begrepp. Låt oss då göra det bra! Följande artiklar fortsätter på det temat.

/Peter Tallungs, IRM

Nästa artikel i serien publicerar vi torsdag 12 maj. Vill du prenumerera på denna artikelserie? Registrera din mailadress här.

PS Vi har tyvärr varit tvungna att ta bort möjligheten att kommentera på artiklarna för en tid. Har du tankar om innehållet i artikeln som du vill dela? Välkommen att kommentera på vår linkedin där lägger vi ut en post vid varje publiceringstilfälle. Eller skicka ett mail till Peter Tallungs: peter.tallungs(at)irm.se

Frukostseminarium – Går vi miste om potentialen i agila team?

Vi bjuder in till ett kostnadsfritt frukostseminarium fredag 3 juni 2022, kl 08:30-10:00, där vi tittar närmare på det agila teamets potential.
Du får ta del av ett case från VW Financial Services, forskningsrön i ämnet grupputveckling samt ett panelsamtal.

Vi avslutar morgonen med ett erfarenhetsutbyte för alla som vill hänga kvar och mingla en stund.


Plats: IRM, Garvargatan 9c, Kungsholmen, Stockholm
Läs mer om frukostseminariet ”Går vi miste om potentialen i agila team?”

Här kommer du direkt till anmälningsformuläret