Processutveckling- inte bara processer

Processutveckling handlar inte bara om processer. Tittar man närmare på en process så innefattar den så mycket. Processen är en del av en verksamhets förmåga, den styrs av regler och är beroende av information i olika former och allt som oftast är det människor inblandade. Och syftet med processutvecklingen är ju att utveckla vår verksamhet. Så lyft blicken och se det som den verksamhetsutveckling det är när vi pratar om processutveckling.

När initiativet till utveckling är taget känns det ofta svårt att rulla ut på rätt bana. Därför har vi tagit fram en checklista som kan hjälpa oss att hålla kursen mot vårt mål med verksamhets- och processutvecklingsinitiativet.

9 checkpoints som håller oss på rätt kurs i processutvecklingen

1. Vi vet varför vi beskriver våra verksamhetsförmågor eller processer och vad vi vill uppnå med det

Vi behöver ställa oss vissa frågor inför ett utvecklingsarbete: Varför gör vi det här? Vad är det för problem vi behöver lösa eller behov som vi behöver uppfylla? Kommer de metoder och arbetssätt vi har valt verkligen att ta oss dit vi vill? De är bra frågor, som tyvärr oftast tappas bort när man väl är igång med utvecklingsarbetet.

Vi måste kontinuerligt ifrågasätta varför vi gör vi det vi gör – under hela utvecklingscykeln.

2. Vi beskriver så mycket av vår verksamhet, omfattning såväl som djup, som syftet ställer krav på. Inte mer, inte mindre

Är det en övergripande bild vi behöver? Eller är det detaljerade djupdykningar i specifika processer? Vad vi ska uppnå styr detaljgraden.

Ett tips är att börja med att snabbt få upp en helhetsbild över verksamheten, t.ex. i form av en förmågekarta/Vintergatan och efter det beskriva processflöden och informationsbehov för de mest prioriterade områdena.

3. Vi har syftet i tankarna när vi kommunicerar vårt utvecklingsarbete; vem ska förstå och varför ska hen förstå våra verksamhetsbeskrivningar? 

För att få till förändring är det viktigt att ”få med folk på tåget”. Kommunicera utvecklingen kontinuerligt med verksamheten. För att jobba med kommunikationen på ett strukturerat sätt tar vi fram en kommunikationsplan där vi beskriver vilken mottagare som ska få vilken information, på vilket sätt och hur ofta. Det är också viktigt att vi gör vår beskrivning av verksamheten i form av modeller och kartor, lätt att förstå. Det kan vi göra genom att visualisera, använda färg och form och illustrationer. Använd verksamhetens eget språk och synliggör gärna synonymer så når du ut brett.

4. Vi ser till att medarbetarna känner igen sig i verksamhetsbeskrivningarna. Detta gör vi genom att involvera människor

Att som individ få vara med och utveckla nya arbetssätt föder mycket mer engagemang jämfört med att bara ta emot en beskrivning av en ny process och bli tillsagd att utföra det nya arbetssättet. Det är också viktigt att som individ förstå processernas resultat; varför gör jag detta arbete och vad ska resultatet användas till?

5. Vi förstår vår egen verksamhets ambition

Hur processorienterade vill vi bli? Ska vi använda processer för att lösa ett specifikt problem eller utveckla ett visst verksamhetsområde? Eller vill vi gå mot en mer processorienterad organisation? Vill vi utse processägare? Etc.

Om vi vill gå mot en mer processorienterad organisation måste vi se över vår incitamentsmodell. Vad belönar vi våra medarbetare för? För att de bidrar till att våra värdeflöden utvecklas och förbättras, eller att de håller sig inom sina organisatoriska ramar? 

6. Vi förstår att införandet av nya idéer i de flesta fall handlar om att människor behöver ändra sitt arbetssätt eller beteende och vi ser till att vi har rätt kompetens för att hantera detta. 

I ett verksamhetsutvecklingsarbete har vi mycket fokus på människan och företagskulturen. Det gäller att säkra att rätt förutsättningar finns för förändringen. Vi använder gärna Kotters 8-stegsplan som stöd vid förändringsarbete. Det första viktiga steget är nästan det viktigaste: Förändringsarbetet ska kännas angeläget!

7. Vi arbetar agilt med utveckling av vår verksamhet och vi levererar nytta i tydliga mindre leveransomgångar 

Vi lever i en värld där vi kan vara säkra på är att förändring kommer att ske i snabb takt. Vi behöver också ofta lösa komplexa uppgifter för att hänga med i förändringen. Målet och vägen dit kommer att vara okänd och under ständig förändring. Detta gör att vi inte kan planera allt och veta vad som kommer att hända. Vi behöver bli mer lättrörliga när det gäller utveckling av vår verksamhet. Detta åstadkommer vi genom små, täta leveranser och feedback på det som levererats. På så sätt kan vi reagera snabbt på förändringar och fånga upp det vi lär oss under utvecklingen samtidigt skapar vi också ett kontinuerligt lärande i verksamheten.

Låt nyttan synas tidigt i förändringsarbetet, då får du fler med på tåget och slipper kostsamma överraskningar.

8. Vi lär känna kunden, på riktigt!

Kunskap om kunden (mottagaren eller den vi är till för) är ovärderlig när vi utvecklar vår verksamhet. När vi väl förstår hur kunderna/mottagarna upplever sina resor i användandet av våra tjänster och produkter, så kan vi också lättare prioritera var vi ska sätta in vår egen utvecklingsinsats. Sluta anta kundernas/mottagarnas upplevelse, ta reda på fakta istället!

9. Information is da shit!

Ja, ni har väl hört talas om datadriven verksamhetsutveckling? När vi utvecklar våra förmågor eller processer så måste vi förstå vilken information som är viktig; vilken information vi behöver, vilken information vi har, vilken information vi kan införskaffa och hur det ska gå till. Vi behöver också säkerställa att kvaliteten och tillgängligheten på vår information är tillräcklig för syftet.

Alla i verksamheten använder information i det dagliga arbetet och omvandlar den för att dra nya slutsatser och starta nya aktioner. Att jobba informationsdrivet innebär att vi tar hand om informationen som genereras i verksamheten och medvetet använder den för att optimera våra värdeflöden och skapa nya värden.

Så, att jobba med verksamhetsutveckling är lika mycket att jobba med informationsutveckling – lägg det på minnet. 😊

Kompetensutveckling

Om du vill få metoder och verktyg för att hålla utvecklingsinitiativen på banan – kolla in våra utbildningar inom process- och verksamhetsutveckling:

Certifierad verksamhetsutvecklare – en utbildning på tolv dagar uppdelade på sex tillfällen

Spela en avgörande roll och ta ett starkt grepp om verksamhetsutvecklingen. Denna utbildning är en skola med praktisk kundorientering.  För att hänga med i dagens snabba utvecklingstakt och för att kunna öka kundnöjdheten och den interna effektiviteten ställs, nu mer än tidigare, krav på en kontinuerlig och lättrörlig verksamhetsutveckling. Certifierad verksamhetsutvecklare ger dig kompetensen att utveckla processer, styra processer och att förändringsleda. 

Certifierad verksamhetsutvecklare – utbildningsbeskrivning

Processutveckling – en kurs på två dagar

Genom att kartlägga hur vi jobbar för att uppnå kundvärde, identifiera målen för varje process och sedan införa mätetal får vi en nödvändig grund för att styra verksamheten emot övergripande mål. Kursen bygger på en väl utprövad teoretisk grund i kombination med praktisk processutveckling. Du får mycket övning samt tillfälle att reflektera över konkreta exempel och ta lärdom av praktisk erfarenhet från verkliga case. Kursen ger dig förmågan att praktisera dina nya kunskaper på ett professionellt sätt, direkt i din egen verksamhet. 

Processutveckling – kursbeskrivning

Informationsmodellering – en kurs på två dagar

Lär dig att identifiera, definiera och strukturera information i modellform genom övningar. Du får lära dig teorin bakom objekt, relationer och nycklar, och vi ger även en genomgång av informationsmodellens användning och visar på samband med förmågemodellering och processutveckling. 

Informationsmodellering – kursbeskrivning

Vintergatan – en kurs på 2 +1 dag

Lär dig ta fram en översiktlig bild över hela eller delar av din egen verksamhet i en förmågekarta. Modellen har en unik syn på verksamhetsutveckling och låter dig kombinera och visualisera flera perspektiv i samma karta som processer, business capabilities, applikationssystem, kundresor, etc. Vilket leder till en oslagbar överblick.

 Vintergatan – skapa din verksamhetskarta – kursbeskrivning

Vi levererar våra utbildningar i samarbete med Dataföreningen Kompetens AB

Vad innebär det att arbeta som verksamhetsutvecklare?

Ett frukostseminarium med inblick i en verksamhetsutvecklares vardag.

En regnig morgon i början av mars gav Lena Dohrnér och Johanna Aadde från IRM tillsammans med Isabel Blomqvist från Arbetsmiljöverket ett stort antal intresserade inblick i verksamhetsutvecklarens vardag, samt en kort presentation av utbildningen Certifierad verksamhetsutvecklare.

Vad innebär det att vara verksamhetsutvecklare?

Som svar på seminariets största fråga Vad innebär det att vara verksamhetsutvecklare? Inledde Johanna Aadde med att visa på verksamhetsutvecklingens bredd. Det handlar om så mycket; processutveckling, förändringsledning, tjänsteutveckling, kartläggning, kravställning, mm, men framför allt handlar det om människor.

”Att verksamhetsutveckla utan att ha med sig människorna i förändringen är värdelöst”

För att beskriva hur utbildningen Certifierad verksamhetsutvecklare fångar rollens alla perspektiv presenterade Johanna och Lena utbildningens sex avsnitt, sk ”block”. Sammantaget bygger de upp det helhetsgrepp och den verktygslåda en verksamhetsutvecklare behöver för att lyckas med förändringsinitiativ.

Helhetsperspektivet är viktigt i utbildningen. Verksamhetsutveckling handlar om att utveckla organisationens olika förmågor. Som verksamhetsutvecklare behöver vi kunna ta reda på var i förmågan det brister utifrån en mängd olika perspektiv; affärsmål, klimatmål, trender, arbetsmiljö mm.

Verksamhetsutvecklare på Arbetsmiljöverket arbetar behovsdrivet

Isabel Blomqvist från Arbetsmiljöverket gick utbildningen Certifierad verksamhetsutvecklare under hösten 2018. Sedan dess har hon tillsammans med sina kollegor kommit in i en intensiv förändringsperiod. I och med att många av Arbetsmiljöverkets regler skrivits om samtidigt som alla verkets kontor ska bytas ut och att det nu finns en nollvision för arbetsplatsolyckor så är det mycket som ska förändras. Nya processer, metoder och arbetssätt ska sättas och it-stöd ska utvecklas. ”Det känns lite som i tomtens verkstad dagarna innan jul” sa Isabel Blomqvist.

För Isabel och hennes team innebar detta mycket kartläggning. Ett behov av att se hur fungerar det idag och hur vill våra användare att det ska fungera i framtiden. Här lyfter Isabel fram ett verktyg från utbildningen som varit avgörande – Tjänstedesign. Metoden som kartlägger kundresan och som snabbt avslöjar brister och klargör användar- och kundbehov. Metoden gav Isabel och hennes team ovärderliga insikter i var de största utvecklingsbehoven fanns.

Många workshops har det varit. ”Jag tyckte jag var bra på att leda workshops innan, men har blivit ännu bättre efter utbildningen”. Under utbildningen får man mycket träning i att planera och leda workshops för att driva arbetet effektivt framåt.

Läs mer om utbildningen här.

Pulstavlan ger nöjdare kunder hos Emric

Ett gemensamt språk och en gemensam spelplan för utvecklingsteamen. Det var målsättningen när IRM öppnade upp för ett mer agilt arbetssätt på Emric. Bättre matchning och kommunikation med kunderna, men också tydligare flöden är några av resultaten.
Emric levererar mjukvara och tjänster till kreditinstitut och banker över hela världen. Deras anställda rekryteras från kreditinstitut och banker vilket innebär att de förstår hur kundernas vardag ser ut. De vet vilka verktyg och åtgärder som kan förbättra, förändra, effektivisera kreditprocesserna och minimera riskerna. Deras installationer finns i 24 länder och de har 220 anställda. Huvudkontoret ligger i Stockholm.

En spelplan

På Emric prioriterar vi värdeskapande för kund och för att ytterligare effektivisera flödesoptimeringen behövdes ett omtag av arbetsprocesserna. En viktig del var att överbrygga glappen mellan utvecklingsteamen. IRMs uppdrag var att skapa en gemensam spelplan och öka förståelsen för flödet mellan avdelningar och olika funktioner. Projektet byggde vidare på Emrics agila arbetssätt och berörde allt från produktutveckling till kundleverans.
– Det blir vanligare att jobba på det här sättet, att tänka mer i värdeflödesoptimering. Det är ett effektivt sätt att på riktigt bli mer kundfokuserad, säger Mattias Tronje, agil coach och verksamhetsutvecklare på IRM.
Projektet ledde till ett nytt sätt att jobba i organisationen, som togs fram i workshop-format där de olika avdelningarna kunde skapa samförstånd och bli överens om olika punkter.

Ökat kundfokus

IRM hjälpte till att ta fram en visualiseringstavla som blev katalysator för kommunikationen mellan avdelningarna. Två gånger i veckan samlas ScrumMasters, projektledare, linjechefer, produktägare och andra intressenter framför det som nu kallas Pulstavlan, för att se över flödet i organisationen. De olika teamen kan från sina scrummöten lyfta och förutse eventuella hinder för leveranserna. Projektledare kan dessutom bli mer proaktiva mot kund. Samarbetet mellan avdelningarna har också bidragit till ett ökat kundfokus i organisationen än tidigare. Introduktionen av denna enande samlingspunkt hjälper Emric att skapa ständiga förbättringar.
– Kommunikationen med kunderna blir bättre och det skapar översikt om hur leveranserna flödar. Vi kan flagga för problem tidigare i processen och ta hand om det innan leverans. Transparens är huvudordet, säger Mattias Bengtsson, Business Excellence Manager vid Emric, som varit med och stöttat projektet internt.
Vill du veta mer? Kontakta oss!

Lyra gav Svenska Bostäder stenkoll på beställningar och leveranser

Svenska Bostäder kom till oss för att få hjälp att nå målet att vara ett lika bra val för sina kunder som sina leverantörer. Viktiga aspekter var leveranser i tid till kunderna samt avtalstrohet mot leverantörerna.
Vår lösning blev Lyra – ett it-system som består av tre delar; Avtalskatalog, Inköpsmodul och Leverantörsportal. Tillsammans håller de ihop kedjan från tecknat avtal till beställning och leverans från rätt avtalspart. En framgångsfaktor för Lyra är transparensen mellan parterna beställare, leverantör och kund. Alla tre parter vet var i processen en viss beställning befinner sig, därav kom namnet Lyra – tappa inga bollar, fånga en lyra! De effekter Lyra givit hos vår kund är bl a kraftigt ökat antal leveranser i tid, mycket färre antal avtalsavvikelser och minskad andel osynliga beställningar, sådana som skett muntligen eller via mail.

Några ord från olika aktörer

Inköparen:
”Jag har stenkoll på hur vi nyttjar våra avtal och jag vet precis hur bra leverantörerna lever upp till våra avtalade leveranstider.”
Beställaren:
”Det är lätt att beställa från rätt leverantör”
”Jag ser var beställningen är i leveransprocessen”
Leverantören:
”Jag använder den dagligen, och älskar den! Utan någon som helst tvekan om att er portal är den bästa vi använt, någonsin. Smidig, full kontroll samt extremt lättarbetad portal har gjort att vi har 100% utförda beställningar i tid. Att man kan kontakta beställare direkt i portalen ger oss enorm trygghet och förenklar vårt arbete enormt.”
Kunden:
”Jag får statusuppdateringar kring min beställning så att jag vet vad som händer”
Riksrevisionen:
”Ingen annan har sån koll som ni!”
Vill ni också få koll på era leveranser och inköp? Kolla här:

Lyra skapar effektivare förvaltning och nöjdare hyresgäster


En av marknadens mest avancerade bilpolicybaserade konfiguratorer är lanserad.

Idag firar vi! Med stolthet kan vi meddela att bilkonfiguratorn, som Fleet Support tagit fram med stöd från IRM, är nu lanserad och första bilen är beställd!

Fleet Support, som är en del av Volkswagen Financial Services, lanserar bilkonfiguratorn Fleet CC som möjliggör beställning av tjänstebilar online i enlighet med företagets bilpolicy. Utöver stöd för bilpolicyns alla möjligheter ser föraren hela tiden tydligt vad bilen kommer att ge för månadskostnad samtidigt som systemet visar varningar när uppsatta CO2- eller kostnadsgränser passeras.

”Under arbetet med Fleet CC har vi fokuserat mycket på att skapa en bra upplevelse för föraren. Vi vill även erbjuda ett stöd kring vad företagets bilpolicy möjliggör samtidigt som det går att lägga in personliga parametrar som är viktiga vid bilvalet”, säger Emil Hagström, projektledare för utvecklingen av Fleet CC.

”CO2-nivå är något som blir allt viktigare i valet av bil, för både företag och förare. Filtermöjligheten på utsläpp gör det enkelt att göra hållbara val, vilket är helt i linje med vårt Green Fleet-koncept” fortsätter Emil Hagström.

Fleet CC är byggd för att hantera samtliga märken och modeller på den svenska bilmarknaden. Med hjälp av olika filtreringar kan föraren själv få fram vilka bilmodeller som möter de kriterier som är viktiga, såsom till exempel månadskostnad, CO2-utsläpp, karosstyp eller bränsletyp.

”Med Fleet CC är vi stolta att kunna erbjuda Fleet Supports kunder en av marknadens mest avancerade bilpolicybaserade konfiguratorer som också fungerar utmärkt i mobilen. Den gör att förarna enkelt kan se vad som ryms i policyn och vad olika tillval kommer att kosta per månad” säger Patrik Lindroth, affärsområdeschef för Fleet Support. ”Fleet CC kompletterar vår biladministrationslösning, FleetWeb, på ett bra sätt och är ett viktigt steg i digitaliseringen av tjänste- och personalbilshanteringen” avslutar Patrik Lindroth

Har du frågor om uppdraget?

Kontakta Tobias Nyberg på mail: tobias.nyberg(at)irm.se eller telefon: 08-585 011 00